Por que sua gestão de ativos ainda depende de planilhas?

E se a planilha que você confia tanto fosse o elo mais fraco da sua gestão de TI?

Imagine um cenário comum: são 23h de uma quinta-feira, e você está fechando o inventário de ativos de TI para apresentar na reunião de diretoria. Tudo vai bem... até que uma fórmula quebra. Um dado crucial desaparece. A planilha trava. E o pior: ninguém sabe qual foi a última versão válida. Se isso soa familiar, você não está sozinho.

Mesmo em 2025, a planilha de gestão segue sendo a principal ferramenta para muitos profissionais de TI, uma escolha que parece prática, mas esconde riscos que podem custar muito caro. Neste artigo, vamos explorar por que essa dependência persiste, quais armadilhas ela esconde e como iniciar uma transição inteligente rumo a uma gestão de ativos mais moderna, segura e escalável.

O paradoxo das planilhas na gestão de TI

Apesar de todo avanço tecnológico, a gestão de TI em muitas empresas ainda gira em torno de planilhas, especialmente na administração de ativos. Paradoxal? Com certeza. Mas não é à toa.

As planilhas oferecem:

• Flexibilidade quase ilimitada;
• Custo inicial praticamente nulo;
• Facilidade de uso (ou, pelo menos, a ilusão disso).

Esse combo faz com que elas resistam até mesmo nos ambientes mais críticos. Porém, como já alertou a Forrester, os custos ocultos superam, e muito, as economias aparentes.

Por que elas ainda dominam?

1. Custo inicial baixo

Softwares especializados em gestão de ativos de TI geralmente têm um custo de aquisição e implementação. Já o Excel... está ali, instalado em praticamente todas as máquinas.

Para PMEs ou departamentos com orçamento apertado, a planilha parece a solução ideal. Mas vale lembrar: o barato sai caro. Um exemplo foi quando erros em planilhas geraram US$ 6 bilhões em perdas no caso JP Morgan Chase.

2. Familiaridade e controle

Profissionais que cresceram com o Excel se sentem no controle ao usar fórmulas e células. Sistemas modernos são vistos como “caixas-pretas” , e isso gera resistência.

Estudos da Delft University revelam uma forte preferência por planilhas em ambientes corporativos, associada à sensação de controle e transparência que elas oferecem, mesmo quando essa transparência é apenas aparente.

As consequências dessa dependência

Erros que custam caro

Você sabia que 89% das planilhas corporativas contêm erros críticos? Essa estatística, citada pela Sunbase Data, é assustadora. Um simples erro de digitação pode comprometer uma decisão estratégica e gerar prejuízos graves.

Além disso:

• Versionamento caótico causa retrabalho;
• Colaboração simultânea sem controle gera conflitos;
• Alterações não auditadas dificultam investigações.

Escalabilidade e conformidade

Com o crescimento da empresa, a planilha mostra suas limitações. Se você gerencia mais de 50 ativos via Excel, irá gastar mais tempo em auditorias em comparação com quem usa softwares de ITAM.

Além disso, atender a normas como LGPD e ISO 27001 com planilhas é uma missão quase impossível. A rastreabilidade é falha, o controle de acesso é precário e a integridade dos dados... incerta.

Caminhos para uma gestão de ativos moderna

Adoção de soluções híbridas

Não é preciso abandonar o Excel de uma vez, mas sim integrá-lo com soluções mais robustas.

Um integração por exemplo, permitiria conectar uma planilha a um banco de dados para transmitir dados de alterações em tempo real e garantir conformidade e versionamento. A ideia é começar pequeno, mas com inteligência.

Quer iniciar essa automação? Veja também: Como Automatizar com Eficiência e Governança de TI

Capacitação e mudança de cultura

Muitas vezes, o maior obstáculo à modernização não é técnico, mas humano.

Para mudar isso:

• Simule os custos ocultos de erros em planilhas;
• Demonstre como softwares modernos aumentam a produtividade;
• Invista em ferramentas low-code que imitam a flexibilidade do Excel, mas com segurança.

Ah, e não esqueça da governança: implemente revisões trimestrais, controle de acesso, logs de alteração e automações via API sempre que possível.

Conclusão: Está na hora de mudar — mas com estratégia

A verdade é que a planilha não vai sumir do dia para a noite. E tudo bem. O que não dá mais é depender dela como pilar da sua gestão de ativos de TI.

Como bem disse Mike Helsel, da Gartner:

“O futuro não é abandonar planilhas, mas integrá-las inteligentemente a ecossistemas mais robustos.”

Se você quer proteger seus dados, escalar sua operação e estar em conformidade com as normas, comece hoje a repensar seu modelo de gestão. E, claro, continue acompanhando o blog da Prompt Zero para mais conteúdos estratégicos sobre TI, automação e segurança.